Favoriser le fonctionnement en équipe autonome
Le principe du fonctionnement en ‘équipes autonomes’ est de confier à un groupe de travailleurs la responsabilité conjointe de mener à bien une tâche bien définie. En permettant également à une équipe de s’organiser, vous lui donnez la possibilité de s’améliorer en permanence et de s’adapter rapidement en cas de besoin.
Un véritable fonctionnement en ‘équipe autonome’ ne se résume donc pas uniquement aux équipes classiques actives dans un environnement de production : une ‘équipe autonome’ se voit confier un ensemble complet de tâches et dispose également de la liberté de s’organiser pour les accomplir. Par exemple : dans une boulangerie, une équipe est responsable de la production des produits de boulangerie, depuis le pétrissage jusqu’à l’emballage du produit fini.
Cela vous semble difficile à mettre en place dans votre entreprise ? En prévoyant un temps suffisant et un accompagnement, vos collaborateurs et supérieurs hiérarchiques peuvent également évoluer en termes d’autonomie et d’initiative.
Un tel fonctionnement permet de créer une situation ‘win-win’ entre vos intérêts d’employeur et ceux de vos travailleurs. Si vous l’abordez bien, cette méthode garantit d’excellents résultats et une motivation plus élevée chez les travailleurs, lesquels se sentent davantage impliqués et satisfaits de leur travail.
QUE POUVEZ-VOUS FAIRE ?
- Analysez avec soin les raisons pour lesquelles vous souhaitez lancer des ‘équipes autonomes’. En effet, la mise en place d’équipes autonomes représente un véritable bouleversement pour de nombreuses entreprises, et cela ne porte souvent ses fruits qu’après un certain temps alors que le processus nécessite l’engagement de toute l’organisation. Une ligne directrice claire est nécessaire afin d’atteindre le bout du parcours.
Faites l'exercice de vous demander: en quoi l’organisation en équipes autonomes peut vous aider à la réalisation de vos objectifs stratégiques ? Quel impact a le contexte dans lequel vous travaillez ? Et qu’est-ce que cela exige de votre organisation ? Cette mise au point vous aidera à convaincre vos cadres et travailleurs de l’importance de travailler autrement. Par exemple : êtes-vous actif dans des niches sur un marché saturé ? Votre défi est-il une qualité élevée ou une capacité de réaction rapide, ou les deux ? Ou vos marges bénéficiaires sont-elles sous pression et votre défi est-il de réduire les déchets, de produire de manière plus rentable ? … En fonction de la stratégie, les conséquences sont diverses pour l’organisation : besoin de flexibilité, d'une meilleure collaboration, de plus de précision, etc, besoins souvent rencontrés grâce à l’organisation en ‘équipes autonomes’.
Ne réfléchissez pas uniquement aux motifs qui sont importants pour vous en tant qu’employeur : examinez également en quoi cela pourrait profiter aux travailleurs. Cette situation gagnant-gagnant est nécessaire pour les convaincre. Voici quelques avantages pour les travailleurs : – Augmentation de la motivation du personnel - Amélioration de la qualité du travail – Concrétisation de la croissance – Travail plus intelligent - Sécurité d’emploi renforcée – Meilleure collaboration (au sein de la production, mais également des services d’appui) – Diminution des erreurs/pertes de temps et des frustrations qui en découlent – Adaptation des procédures dépassées/systèmes obsolètes aux nouvelles réalités sur le lieu de travail – Diminution de l’absentéisme – Diminution du stress et de la pression – Plus d’opportunités d’évolution pour les travailleurs – Possibilité de lier le travail avec les besoins- intérêts personnels – Meilleure participation, davantage de considération
- Engagez la concertation avec vos travailleurs ou la délégation syndicale à un stade précoce. Le fonctionnement en ‘équipes autonomes’ requiert particulièrement ouverture et confiance mutuelles. Il est préférable de montrer directement ce que vous souhaitez.
Expliquez clairement pourquoi vous voulez lancer dans la démarche et avancez les avantages pour le personnel. Tenez compte des craintes légitimes : par exemple : la recherche de la polyvalence et de la flexibilité font généralement craindre une réduction des emplois et une hausse de la pression, etc. Dans la mesure du possible, dissipez ces craintes et soulignez les avantages pour les travailleurs (listés ci-dessus)
Expliquez clairement que tout un chacun ne doit pas devenir expert ou savoir tout faire. Le fonctionnement en équipe donne justement l’opportunité de faire appel aux talents ou intérêts de chacun.
Communiquez clairement vos intentions qui permettront à tout un chacun de travailler ‘autrement’, par exemple : – La formation et l’accompagnement nécessaires – Le temps nécessaire pour s’adapter – La recherche de solutions pour les travailleurs pour lesquels l’adaptation n’est pas réalisable
- Concrètement : comment constituer au mieux vos équipes ?
- Confiez à une équipe un ensemble de tâches le plus complet possible de sorte que les membres de l’équipe puissent voir les résultats de leur collaboration. Par exemple : dans une boulangerie industrielle, des équipes qui englobent toute la ligne de production, du pétrissage à l’emballage, ont été constituées. Précédemment, les pétrisseurs avaient une faible perception de la qualité du produit fini. Les mauvais produits étaient éliminés ce qui engendrait une grande quantité de déchets. En constituant une équipe qui englobe toute la ligne de production, les pétrisseurs ont partagé la responsabilité du produit proposé au client et ont spontanément vérifié si leurs réglages étaient corrects lorsque les premiers produits sont sortis du four. Résultat : les déchets ont diminué de manière spectaculaire.
- Confiez un rôle propre à chaque membre de l’équipe tout en veillant à garder une responsabilité commune.
- Donnez aux membres de l’équipe des tâches interdépendantes et des activités qui se complètent mutuellement. Vous renforcerez ainsi la motivation à s’entraider.
- Recherchez l’opérationnalité la plus large possible de sorte que les membres de l’équipe puissent s’entraider et se relayer. Attention : tout le monde ne doit pas pouvoir tout faire.
- Constituez des équipes de taille raisonnable (idéalement 10 à 12 membres) de sorte que chaque membre puisse fournir une contribution identifiable. Cela renforcera l’implication et la motivation.
- Donnez à l’équipe la plus grande liberté possible pour s’organiser : planification et correction des processus, résolution des problèmes, surveillance et amélioration des prestations de l’équipe. Cela renforce l’estime ainsi que l’implication pour réaliser concrètement les meilleurs résultats.
- Faites-vous accompagner par un expert externe afin de mener l’exercice à bien. Si vous travaillez depuis longtemps dans la même organisation, vous pouvez ne pas percevoir les nouvelles possibilités. Une personne extérieure peut jeter un regard neuf et définir avec vous la structure organisationnelle optimale. Les scans organisation Alimento vous permettent de faire une radioscopie de votre organisation et d’y identifier les possibilités de fonctionnement en équipe.
- Soutenez et coachez suffisamment les chefs d’équipe. Des équipes autonomes exigent un processus de croissance et un accompagnement. Il s’agit d’un véritable défi pour les chefs d’équipe. Au début, les nouvelles équipes nécessitent encore un pilotage plus solide que précédemment ! Le pilotage peut être réduit progressivement et les collaborateurs auront de plus en plus besoin de coaching.
- Prévoyez des trajets d’évolution pour les travailleurs et donnez leur le temps nécessaire pour s’adapter.
Etablissez une matrice de polyvalence. Elle donne un aperçu de toutes les tâches au sein de l’équipe et de quels travailleurs peuvent les effectuer. Elle permet de clarifier les choses aux yeux de toute l’équipe et est également utile pour vérifier si les back-ups sont suffisants pour les différentes tâches en cas de maladie, de congé, de formation externe, etc.
Rédigez la matrice de polyvalence en concertation avec vos collaborateurs. Ils sont ainsi directement impliqués dans l’organisation du nouveau fonctionnement et vous pouvez tenir compte de manière optimale de leurs compétences, de leurs intérêts et de leur volonté d’évoluer. Sondez également clairement leur volonté d’évoluer.
Avec ce document et en concertation avec les chefs d’équipe, établissez une cartographie des compétences de leurs collaborateurs : qui est capable de faire quoi ?
Organisez des formations pour les travailleurs qui en ont besoin pour pouvoir effectuer leurs (nouvelles) tâches comme il se doit.
- Prévoyez le temps suffisant pour faire évoluer les équipes.
Ne confiez pas des problèmes difficiles aux équipes qui ne sont pas prêtes, par exemple l’organisation des congés.
- Prévoyez un budget suffisant pour les investissements nécessaires, dans la formation, l’infrastructure, etc.
Prenez contact avec Alimento afin d’obtenir un schéma de financement optimal. Les interventions sectorielles peuvent aider financièrement, mais les collaborateurs Alimento ont également une vue sur d’autres sources de financement, par exemple : portefeuille PME, subsides européens, etc.
Veillez à ce que votre ‘méthode de travail différente’ ne vous rende pas dépendant des subsides. Si ces subsides s’arrêtent, l’organisation doit pouvoir apporter seule les moyens nécessaires.
Soyez prudent avec les stimulants financiers visant à motiver les travailleurs. Il est plus efficace de pouvoir convaincre les travailleurs avec un message fort et la perspective que la nouvelle méthode de travail leur apportera également des réels avantages.
TÉMOIGNAGES, EXEMPLES :
OUTILS :
www.flanderssynergy.be (en néerlandais uniquement): "Flanders Synergy" est une organisation qui accompagne les entreprises dans leur processus de changement visant à mettre en place des équipes autonomes.
OFFRE D'alimento
Scan organisation Alimento : Laurent Gall, gall.laurent@alimento.be, 0475 62 60 11